Controle financeiro: qual a importância para uma clínica odontológica?
O controle financeiro é essencial para uma clínica odontológica que deseja ter sucesso, tanto no quantitativo (faturamentos) como no qualitativo (qualidade na prestação de serviços).
Além de permitir uma visualização e avaliação da saúde financeira, o controle possibilita a identificação de oportunidades para novos investimentos visando o crescimento da clínica.
Por outro lado, a falta de cuidado com as finanças pode proporcionar sérias complicações para sua clínica, que vão desde o acúmulo de dívidas até o abandono por parte dos clientes
Confira nesse post fatores que demonstram a importância de um bom controle financeiro para o progresso de uma clínica odontológica. Além disso, daremos algumas dicas práticas para melhorar a sua gestão financeira.
Vamos lá?!
1 Visão geral da situação financeira
O primeiro fator que o controle financeiro proporciona é a visão macro e detalhada de toda a situação financeira da clínica.
Através do registro e histórico de movimentações, sejam elas entradas ou saídas, é possível administrar todo o fluxo de caixa sem perder o controle.
Caso contrário, o não acompanhamento desses valores pode se tornar uma verdadeira “bola de neve” para sua clínica. Veja algumas consequências negativas da falta de atenção ao fluxo de caixa:
1.1 Dívidas
Toda clínica, assim como qualquer empresa/negócio, possui contas a pagar, sejam elas serviços essenciais, como água, luz e internet; fornecedores e prestadores de serviço; impostos e até mesmo o pagamento dos próprios funcionários.
Uma má gestão do caixa pode dificultar o pagamento dessas contas em dia, de modo que a clínica possa adquirir juros e multas por atraso.
Além disso, a falta de pagamento pode complicar o relacionamento com os fornecedores, onde os mesmos poderão parar de fornecer materiais ou serviços.
De igual modo, esse atraso pode proporcionar uma insatisfação por parte dos funcionários, afetando assim a qualidade dos serviços e trazendo riscos de uma maior rotatividade dos mesmos.
Somando esses fatores, o acúmulo de dívidas trará dificuldades financeiras, prejudicando tanto o presente (como a necessidade de cortes ou mesmo demissões) como o futuro da clínica (longo prazo).
1.2 Planejamento / novos investimentos
O planejamento é parte primordial na gestão clínica, principalmente no setor financeiro.
Um bom planejamento pode resultar em uma melhor tomada de decisões, pois a mesma traz clareza sobre os objetivos e metas, proporcionando um melhor controle de recursos.
Porém, a desatenção com o fluxo de caixa pode prejudicar o planejamento da clínica. E, por conseguinte, o futuro da mesma. Sem uma boa gestão do caixa, os planos e as projeções financeiras futuras poderão ser impedidos.
Aliado a esses fatores, a desorganização das finanças pode levar a clínica a possuir pouco dinheiro para novos investimentos, como equipamentos, tecnologias, novas salas ou o contrato de novos funcionários. Com a falta de investimentos, o processo de expansão da clínica será interrompido.
Em suma, todo o crescimento (e consequentemente o sucesso) desejado pela clínica pode ser prejudicado no longo prazo pela falta de controle financeiro.
Em último caso, a clínica poderá vir a falência devido ao acúmulo de dívidas e falta de capital necessário para manter a clínica, o que nenhum de nós desejamos, não é mesmo?
1.3 Reputação
Por fim, a clínica que não organiza seu fluxo de caixa não só estará prejudicada internamente, mas externamente com seus clientes.
Dívidas acumuladas; falta de investimentos em melhorias e a insatisfação dos funcionários. Neste cenário, sem dúvidas os clientes poderão sentir uma queda na qualidade dos serviços prestados.
Com a falta de organização e gestão, tanto financeira como de estoque (logo logo falaremos sobre isso), pode ocorrer a falta de materiais necessários para tratamentos, atrasando assim os procedimentos dos clientes e dificultando os agendamentos.
Isso pode resultar em uma baixa na reputação da clínica, pois além da falta de controle financeiro, os serviços (desde o atendimento) não estão sendo prestados com a devida excelência. Dependendo do caso, essa situação pode levar os clientes ao abandono da clínica, o que é chamado de churn.
Baseado nesses fatores, é correto afirmar que é necessário acompanhar e administrar cuidadosamente o dinheiro que entra e sai da clínica.
A visão geral das finanças pode aumentar o faturamento através de uma boa organização dos processos, pois permite à clínica destinar os recursos de maneira eficiente, possibilitando o investimento em novos equipamentos e tecnologias e cortando gastos desnecessários, evitando faltas ou excessos de materiais.
Como consequência positiva, a qualidade do serviço seria aprimorada e mais pacientes podem ser atraídos para sua clínica, diminuindo as taxas de churn.
Separamos algumas dicas para você ter um controle financeiro eficiente em sua clínica odontológica. Confira:
2 Dicas práticas de controle financeiro
2.1 Fluxo de caixa e relatório financeiro
Como muito falamos durante esse post, o principal fator que você deve se atentar no controle financeiro é o fluxo de caixa.
Garanta que cada gasto ou recebimento seja detalhadamente registrado, para você ter um controle total e não cometer algum dos erros que citamos acima.
Junto com esses registros, tenha em mãos relatórios financeiros, pois estes podem mensurar o desempenho atual da clínica e auxiliar nas projeções futuras, podendo revelar quais são os problemas atuais e já incluí-los nos planejamentos.
O relatório também servirá para indicar a necessidade de novas estratégias e até mesmo novos investimentos.
2.2 Controle de estoque
Um dos principais gastos da clínica são com materiais, certo? Por isso, é importante estar atento ao estoque, bem como aos fornecedores.
Além do registro de cada material (incluindo suas validades), é interessante ter um balanço da entrada e saída, para evitar (como falamos anteriormente) faltas ou excessos. Para isso, um relatório de estoque pode ser útil.
Pensando também no estoque, listas com cada fornecedor (de cada material ou serviço específico) podem ajudar-lhe no controle.
2.3 Controle de inadimplência
Até agora não tocamos neste assunto. Mas, a inadimplência é um problema comum entre clínicas não só odontológicas, mas de qualquer serviço de saúde.
Uma das maneiras de evitá-la é primeiramente: registrar as dívidas de cada cliente nas suas fichas individuais. Desde modo, você terá em mãos uma visão geral dos prazos de cada cliente.
Para esse passo funcionar, é necessário que as fichas dos clientes sejam organizadas.
Em sequência, é importante manter uma boa comunicação com o cliente, mantendo-o sempre informado acerca de suas pendências, acompanhando cada pagamento.
Outra maneira para fugir da temida inadimplência é: ofereça opções flexíveis de pagamento aos clientes, como parcelamentos ou carnês com boletos.
2.4 Sistema/software de gestão online
Por mais simples que pareçam, as clínicas costumam gastar mensalmente (ou semanalmente) com insumos de escritório, como recursos de papelaria ou tinta para impressoras.
Considerando um grande volume de clientes e processos, esses insumos podem custar um valor considerável, além de tais recursos não serem tão práticos no dia-a-dia.
Por um bom tempo, foi muito comum gavetas cheias de papéis, sejam esses fichas de cliente, orçamentos, contratos, etc.
Contudo, temos atualmente sistemas de gestão online que podem otimizar a sua gestão e lhe fazer economizar não só o dinheiro de insumos de escritório, mas também tempo. Um exemplo de sistema é o FácilDental.app.
Ao invés de papéis, todos os dados de sua clínica estarão guardados com segurança. Você poderá operá-los através das ferramentas do sistema.
O FácilDental.app possui ferramentas para todas as dicas práticas que listamos nesse post. Tenha em mãos um sistema que lhe permite não só registrar movimentações financeiras, como também exibir relatórios completos de qualquer período.
Além disso, o sistema conta com orçamentos automatizados, controle de inadimplência, caixas personalizados, cálculo de comissões, controle de convênios e controle de estoque e fornecedores (logística completa).
O software, porém, não atende somente na situação financeira, mas ajudará você a realizar a gestão completa da clínica, indo desde a parte de Odontologia (como odontogramas digitais, fichas de anamnese) até a parte de gestão de clientes, como agendamentos, fichas do cliente, avaliação digital, confirmações e lembretes automáticos via WhatsApp, aplicativo do cliente e muito mais.
Considere utilizar um software de gestão em sua clínica para um bom e descomplicado controle financeiro.
2.5 Reserva de emergência
Despesas inesperadas podem surgir de maneira repentina na clínica, seja por diversas razões. Portanto, também é importante considerar uma reserva de emergência, que nada mais é que um fundo financeiro reservado para cobrir tais despesas ou períodos de baixa.
A sugestão é que você utilize mais de um caixa na sua clínica e escolha um exclusivamente para a reserva de emergência.
Esse fundo financeiro pode lhe garantir mais segurança em eventuais momentos de crise, sejam elas locais, como desastres naturais, ou globais, como uma pandemia ou crises econômicas.
Deste modo, tanto interna como externamente, a clínica não será prejudicada nestes momentos imprevisíveis.
Conclusão
Como falamos no início desse post, o controle financeiro é essencial e importante para qualquer clínica odontológica, pois o mesmo pode garantir uma trajetória de sucesso e de crescimento consistente.
Portanto, é de suma importância estar atento as movimentações (de qualquer natureza) realizadas na clínica. Elas são um verdadeiro indicador da saúde financeira.
Siga as dicas práticas e seja constante em cuidar das finanças. Elas trarão um retorno em curto e longo prazo.
Confira nosso post sobre 6 motivos para utilizar um software odontológico em seu consultório!
One thought on “Controle financeiro: qual a importância para uma clínica odontológica?”